01 Cze

Outsourcing jako pomoc w ewidencjonowaniu pracy kierowców

outsourcing jako pomoc w ewidencjonowaniu pracy kierowców

Przepisy o czasie pracy kierowców bardzo ściśle regulują wszystkie kwestie związane zarówno z przestrzeganiem obowiązujących limitów, jak i ich ewidencjonowaniem. Firmy transportowe są zobowiązane do szczegółowego rejestrowania wszystkich czynności wykonywanych przez kierowców w ramach ich obowiązków służbowych, zapisywanych przy pomocy montowanych w pojazdach tachografów i indywidualnych kart kierowcy. Wymaga to posiadania specjalistycznego oprogramowania komputerowego oraz ciągłego analizowania zmieniających się przepisów i zasad.

Dla wielu firmy zajmowanie się tego rodzaju działalnością stanowi poważną barierę ze względu na koszty, jakie się z tym łączą oraz niezbędny nakład pracy. Optymalnym rozwiązaniem tego problemu może być zdecydowanie się na outsourcing ewidencjonowania pracy kierowców i skorzystanie z usług firmy, która specjalizuje się w takich zadaniach. Sprawdźmy, jakie są zasady rozliczania czasu pracy i jakie korzyści wiążą się z outsourcingiem w tym zakresie.

Jak wygląda czas pracy kierowców?

Przepisy nakładające bardzo rozbudowane obowiązki związane z ewidencjonowaniem czasu pracy mają w zamyśle ustawodawcy – w tym przypadku zarówno instytucji europejskich, jak i władz krajowych – przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa na drogach i ograniczenia kosztów wypadków. W myśl obowiązujących reguł czas pracy kierowców jest rejestrowany i rozliczany niezależnie w kilku różnych zakresach. Podstawą jest tzw. system pracy, który określa sposób, w jaki zorganizowana jest praca kierowcy. W jego ramach możliwe jest 5 rozwiązań, z których każde ma nieco inną charakterystykę. W grę wchodzą zatem system podstawowy, równoważny, przerywany, zadaniowy oraz przerywany-równoważny.

W systemie podstawowym okresy rozliczeniowe wynoszą 4 miesiące, a kierowca pracuje w ciągu 5 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie. Ze względu na specyfikę branży transportowej to rozwiązanie jest wykorzystywane bardzo rzadko. Inna możliwość to system równoważny, w którym co do zasady czas pracy jest rozliczany w okresach 1-miesięcznych. Czas pracy może być tu wydłużany nawet do 12 godzin, co musi być rekompensowane zmniejszaniem obciążenia w inne dni. W systemie przerywanym kierowca pracuje z 5 albo 6 godziną przerwą w dwóch przedziałach czasowych. System zadaniowy oznacza, że przyjmuje się, że kierowca przeciętnie przepracowuje 40 godzin tygodniowo (5 dni po 8 godzin), jednak szczegółowa organizacja tego czasu jest uzależniona od wykonywanych zleceń. W systemie przerywanym-równoważnym kierowca pracuje z przerwą, a wydłużenie czasu pracy powoduje zmniejszenie liczby godzin w inne dni.

Niezależnie od przyjętego systemu pracy kierowcę obowiązują limity związane z tygodniowym i dobowym maksymalnym czasem, jaki może on spędzić, prowadząc pojazd. Zatrudniony jako kierowca może pracować, prowadząc pojazd co najwyżej przez 9 godzin dziennie. Istnieje jednak również możliwość przedłużenia tego czasu do 10 godzin dziennie, jednak nie więcej niż 2 razy w tygodniu. Jednocześnie kierowca nie może pracować więcej niż 56 godzin w ciągu tygodnia, a w okresie dwóch tygodni 90 godzin. Wydłużenie czasu pracy w jednym okresie tygodniowym powoduje zmniejszenie go w kolejnym.

Kierowca jest też zobowiązany do odbywania przewidzianych przepisami odpoczynków. Po 6 dobach musi on wykorzystać przerwę tygodniową. W ciągu doby odpoczynek wynosi 11 godzin, które można podzielić na dwie części – 3 i 9-godzinną. Jednocześnie po 4,5 godzinach jazdy kierowca musi wykonać 45-minutowy odpoczynek, który może być rozbity na dwie części – 15 i 30-minutową. Dłuższa z nich musi wtedy przypadać po 4,5  godzinie jazdy.

Ponieważ rejestrowanie czasu pracy jest dość kłopotliwe, dane o wykonywanych przez kierowcę czynnościach są rejestrowane na jego Karcie kierowcy za pośrednictwem tachografu. Kierowca ustawia na nim rodzaj wykonywanego zadania oraz rozpoczęcie i zakończenie odpoczynku. Dane z 28 kolejnych dni są zapisywane na karcie, a następnie zczytywane w siedzibie firmy.

Dlaczego warto korzystać z outsourcingu ewidencjonowania czasu pracy kierowców?

Regulacje dotyczące czasu pracy kierowców są dość skomplikowane, a ich obsługa zarówno w większych, jak i mniejszych firmach transportowych wymaga oddelegowania do tego zadania dodatkowych pracowników. Warto przy tym pamiętać, że jednocześnie z ewidencjonowaniem czasu pracy firma transportowa musi rozliczać wynagrodzenia kierowców, w tym pracę w nadgodzinach, w dni świąteczne czy w porze nocnej. Oddzielne regulacje dotyczą również pracy świadczonej na terenie niektórych państw Unii Europejskiej, np. w Niemczech czy we Francji.

Ze względu na ogrom spraw, które muszą być uwzględniane w rozliczeniach, a także na grzywny nakładane za wszelkie pojawiające się w dokumentacji nieprawidłowości dla każdej firmy transportowej bardzo korzystnym rozwiązaniem będzie zdecydowanie się na powierzenie wszystkich obowiązków z tego obszaru firmie zewnętrznej w ramach tzw. outsourcingu. Zlecanie różnych zadań związanych z niektórymi obszarami funkcjonowania firmy jest bardzo powszechną praktyką. Stosuje się ją m.in. w księgowości, ale także przy doglądaniu spraw związanych z przestrzeganiem przepisów BHP, ochroną przeciwpożarową czy wykonywaniem serwisu pojazdów.

Outsourcing sprawdza się tam, gdzie do wykonywania poszczególnych zadań jest potrzebna specjalistyczna wiedza niezwiązana z podstawową działalnością firmy albo odpowiednie wyposażenie niezbędne do realizacji określonych czynności. W przypadku prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców mamy do czynienia z obiema tymi sytuacjami. Do obsługi ewidencji jest potrzebny specjalny system informatyczny, który w mniejszych firmach, realizujących rozliczenia we własnym zakresie, nie będzie w pełni efektywnie wykorzystywany, a także wiedza fachowa związana nie tylko z zagadnieniami prawno-administracyjnymi, ale również z szeroko pojętym IT.

Wyliczamy wyrównanie płacy minimalnej za pracę na terenie innych państw UE

spedycja

Posiadamy własnego przedstawiciela na terenie Francji, MiLoG, Loi Macron, czas pracy na terenie Austrii, pomoc w zgłoszeniu kierowcy, pomoc w przygotowaniu dokumentacji.